Formatdjungeln!

Låt oss analysera problemet först:

Situation 1. Nätstudenter har köpt office 2007 och gör en inlämning av ett dokument (.docx) till en lärare som har office 2003 och saknar administrativa rättigheter till sin dator. Konsekvens: Datorenheten måste installera en konverterare alt studenten få en anvisning att inte spara som word (exel osv) utan i .rtf eller .doc (office 2003 format).

Situation 2. Läraren har fått Office 2007 installerat och är kanske inte så van användare. Gör till exempel ett spara som .docx och studenten kan inte läsa.

Situation 3. Lärare och student har konverterare alt rätt version och lägger ut filen i sitt LMS. Konsekvens: Resten av studenterna har fel version och kan inte läsa.

Situation 4. En student har inget officepaket och har hittat open office på nätet gratis. Skickar in ett dokument i odf-formatet till läraren eller sina kurskompisar som inte kan läsa det.

Så här skulle jag kunna rada upp massor av olika situationer där det just nu går snett med dokumentformaten. Vilka lösningar finns det då?

Mats Brenner vid HiG säger så här: Min synpunkt är att format för inlämning kan ses som kurskrav (Bologna) och det är i kursplan, kursbeskrivning, studieuppgift och kursledningen som måste ta ställning för vad och hur format skall hanteras i förekommande fall för att uppnå studieuppgiftens mål. Skall man lämna in något kalkylblad är väl .xls eller .cvs godtagbara. Att sända in en PDF kan vara det, men inte om studieuppgiften är att man skall samverka kring eller ta över samt jobba vidare på någon annanstans eller för dokumentation. Självklart är det bra om man använder öppna format - men man kan nu väl även rekommendera,  som en mjuk it-anhängare, att använda Web 2.0 applikationer där man kan dela utan att sända in just filer - här sänder man en hyperlänk istället eller exporterar ut ett mer öppet format som fler kan ta del av.

Anders Ambren, KTH har i ett mail till mig kommenterat detta med att läraren bör göra sina anvisningar i läsbart format för alla tex pdf alt html. På KTH kan läraren i LMS-et styra vilka format som det går att ladda upp i och därmed eliminera problemet.

Mia Lindegren på Uppsala Learning Lab har en klok synpunkt i att: Vid UU har vi ett universitetsövegripande IT-råd som rekommenderar att i kontakten med studenterna kan man inte kräva att de skall ha office paketet. Grundkravet är att man skall kunna läsa och inte använda funktioner som slår ut möjligheten att öppna och omvandla dokument. En ren text eller webbsida är enklast för studenterna.

Låter klokt alltihop! Tyvärr kan vi på BTH inte styra formatet på lärarenivå utan endast allmänt och vi saknar rekommendationer för tillfället. Vi har dock nu utarbetat en liten information till studenterna och som andra gärna får använda. Den hittas här! Vi har också gjort motsvarande för lärare och den hittas här. Jag tror att det både för studenter och lärare är klokt att i studieuppgiften göra tydligt på vilket sätt och i vilket format saker och ting ska kommuniceras.

Vill man nu trots allt konvertera eller installera så kan följande länkar vara till hjälp:
Om man har Office 2003 och vill kunna läsa Office 2007 format: Office 2007 compability pack
OBS! Läs texten under rubriken översikt. Man behöver installera högprioriterade uppdateringar först!

Om någon har skickat material i Open Office format går det att konvertera med hjälp av: http://opendocumentfellowship.org/development/projects/odfviewer  

Open Office är en gratis programvara som rekommenderas starkt. Istället för att konvertera kan man lika gärna ladda ned programvaran. Den hittar du på:
http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Sv.openoffice.org 


Lunds Universitet har valt att använda Star Office från Sun. Studenterna får tillgång till den gratis, men för andra användare är den betydligt billigare än Microsoft Office. Star Office har samma grund (källkod) som open office, men har bättre ordlistor och synonymordlistor

Andra alternativ är att göra som Mats Brenner skriver – använda web 2.0 applikationer. En rekommendation är att använda Google Apps som Linköpings universitet planerar. Sluter man avtal med Google så är en rad tjänster gratis. https://www.google.com/a/edu/?hl=sv  

I Google apps finns den wordliknanden variant som förut hette writely. Den ingår numera i Google documents and spreadsheets. Läs mer här: http://www.google.com/a/help/intl/sv/users/dands.html
 
Det har dock i ett antal bloggar diskuterats säkerhet och äganderätt till dokument som finns på googledomäner. Google själva har skrivit ett policydokument: http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?answer=60762&;topic=9193  

Nu vill vi gärna ha era kommenterar kring format-problemen/möjligheterna, rekommendationer och hur ni gör på ert lärosäte! Skriv i kommentarsfältet nedan.