Bli proffs på e-post

Det är en ganska vanlig missuppfattning att det är ingen konst alls att skriva e-post - man skriver precis som vanligt, kanske lite mer slarvigt bara. Jojo, visst gör många precis så, och därför slängs många e-brev direkt - utan att någon läser dem!

Varför är e-post annorlunda?
Rätt adress ett måste!
Viktigt med ärende ("subject")
Kopia ("cc") och blind kopia ("bcc")
Själva texten
Bilagor ("attachments")
Tänk till när du svarar!
Skräppost ("spam")
Ladda hem överkursen!

Läsarnas kommentarer till artikeln

Snabba ryck

E-post skiljer sig från gammaldags brev bl.a. genom att den är snabb! Okej, det vet väl de flesta, men detta innebär också att det inte är särskilt lyckat med extremt långa haranger om man använder e-post. Tänk efter vad du vill säga, ta bort allt oväsentligt snack och se till att det du skriver faktiskt är lätt att förstå och inte kan misstolkas. Använd inga konstiga förkortningar och var noga om du anger datum och tid.


E-postverket?!

Gammaldags brev kommer fram till mottagaren, så är det bara. E-post då? Oftast funkar det förstås men det finns faktiskt ingen som helst garanti på att ett mejl skall nå mottagaren! Hör du inget från mottagaren, kan du aldrig vara säker på att ditt mejl har kommit fram. Dessutom är det inte särskilt svårt att "tjuvläsa" okrypterad e-post, så skriv aldrig om statshemligheterna per mejl!

Gå högst upp!

En enda bokstav för mycket eller för lite, ett mellanslag mitt i eller en punkt i slutet på e-postadressen - detta räcker för att brevet skall hamna helt fel (eller inte skickas någonstans). Var mycket noga med e-postadressen! Om mejlet inte har gått iväg får man oftast ett felmeddelande, har mejlet hamnat fel - tja, hoppas du inte har skrivit något dumt.

Gå högst upp!

Om du skickar e-post där det inte står något på ärende-raden - då är det kört direkt. Många skräpfilter slänger automatiskt meddelanden utan ärende.

Vad skall det stå då? Något kort som ger en bra uppfattning om vad meddelandet handlar om. Det sämsta man kan skriva på ärenderaden är väl "Hej"! Tänk till lite innan du skriver ärendet, det är det värt.

Tänk också på att det är en mycket dålig idé att "återanvända" gamla mejl - och deras ärenderader - när du skriver om något helt nytt. Det kan vara (minst) lika illa och förvirrande som att lämna ärenderaden tom.

Gå högst upp!

Det är frestande lätt att mejla kopior till folk - antingen så att alla mottagare ser vilka som har fått kopior (kopia-fältet) eller också så att de inte gör det (blind kopia-fältet).

Ett varningens ord härvid: mejla inte kopior utan att det verkligen finns anledning till det. Dels kan det vara irriterande med mejl som man inte behöver (=skräp!), dels kan det i värsta fall bli direkt pinsamt.

Gå högst upp!

Det är minst lika viktigt som i ett vanligt brev att skriva korrekt när det handlar om e-post! Undvik slang och konstigt språkbruk och använd de hjälpmedel som datorn erbjuder (språkkoll i Word, t.ex.) Tänk också på att användning av stora bokstäver (versaler) kallas för att SKRIKA och är inte att rekommenrdera!

Som med all annan text är det en mycket bra idé att dela e-postmeddelandet i stycken, så fort det blir mer än ett par rader. Inget är så trist och jobbigt att läsa som en tät textmassa! En "tanketråd" skall hänga ihop i ett stycke, sen en tom rad och nästa stycke. Kom också ihåg att avsluta din text med ditt namn och kanske telefon och adress.

Gå högst upp!

Många mejl har numera en eller flera bilagor, ibland helt i onödan. Visst är det smidigt att kunna skicka med en bilaga men tänk på följande:
• mejlet kan bli rejält stort ("tungt")
• mottagaren kanske inte kan läsa bilagan
• behövs verkligen bilagan?!
• bilagorna gömmer ofta datavirus

Återigen: tänk efter innan du skickar med en bilaga. Ibland kan det vara bra att i förväg fråga mottagaren om det är okej med en viss bilaga. Tunga bilagor kan täppa till e-posten helt och hållet och då är mottagaren garanterat inte glad!

När du måste föra över stora dokument till en annan part, finns det mycket bättre sätt att göra detta på än genom e-post.

Gå högst upp!

Det lönar sig att tänka till lite extra när man svarar på ett e-postmeddelande, för att kommunikationen skall fungera på bästa sätt.


Dra dig inte för att redigera

Ibland kan blir det en omfattande korrespondens, med många frågor och svar fram och tillbaka. Då finns det kanske ingen anledning att varje gång bifoga allt som har skrivits tidigare (vilket brukar ske automatiskt om man bara klickar på "svara"). Med andra ord: dra dig inte för att klippa bort onödiga delar av motpartens text när du bara skall kommentera en liten del av inlägget!

Självfallet måste det ändå tydligt framgä vem som skriver vad och ett vanligt sätt är att använda hakparenteser vid vänstermarginal för att markera textavsnittet man svarar på, kanske så här:

---
>Tror du vi kan träffas på onsdag [DIN MOTPART]
>istöllet? Jag har fått förhinder [DIN MOTPART]

Visst, inga problem! [DU]
---


Viktig brasklapp

En brasklapp bara: i jobbsammanhang och kontakter med myndigheter kan det vara precis tvärtom jämfört med vad jag skriver ovan - det kan hända att du får feedback från olika människor från gång till gång och då *måste* all korrespondens hängas på varje gång!

Med andra ord är det helt enkelt sunt förnuft som gäller, som så ofta är fallet.

Gå högst upp!

Smidigt med e-post, visst, men skräpposten - oftast kallad spam - som bara väller in kan vara ett riktigt gissel. Vad göra?

Någon allmän, enkel lösning på spam-problemet finns inte i dag, desto värre. Kännbara straff för spammare som åker fast borde visserligen göra att folk tänker till lite extra. Några allmänna riktlinjer för att hålla spam till ett minimum:

1/ Lämna inte din "riktiga" e-postadress i sammanhang som kan vara tveksamma. Använd en gratisadress istället.
2/ Svara aldrig på spam! Då kommer du bara få mer.
3/ Blir det olidligt - ja då är det läge för spamfiltrer. Synd bara att de oftast är rätt krångliga att använda..

Gå högst upp!

Vill du ha en riktigt detaljerad genomgång om det här med e-post, så kan du ladda hem en handledning på åtta sidor, med namnet You've Got Mail! Och visst, den är på svenska, trots titeln. I stort är handledningen fortfarande korrekt men en del uppdateringar vore onekligen önskvärda..

Öppna - eller ladda hem - You've Got Mail! i Word-format genom att klicka här.

P.S. Javisst gillar jag den suveräna kunskapsbanken som alla kan bidra till: Wikipedia!

Gå högst upp!

Läsarnas kommentarer kan du läsa här nedan - skicka gärna in din egen också!