Scandic – ett möteshotell i högsta klass. Helene Arvidsson om strategier och struktur när det kommer till möten.


Scandic Triangeln Malmö 2016-12-11


Helene Arvidsson är hotelldirektör på Scandic Triangeln i Malmö, ett möteshotell som på många sätt ligger i framkant i branschen. Trovärdigheten är nyckeln berättar Helene, vi har fantastiska mötesrum fyllda med egenskaper och funktioner för att supportera och lyfta bra möten. Men utan kompetens och förståelse för vad ett bra möte är och hur och när dessa egenskaper och funktioner ska användas så är det bara ännu en ny fräsch produkt. Vi lever som vi lär, och vi tillför löpande ny kompetens för att vi själva ska bli ännu bättre på våra egna möten.

I samband med att hotellet blev ett Scandic för fyra år sedan förankrades en mötesstrategi tillsammans med hotellets övergripande målbild. Mötesstrategin är ett styrdokument som bland annat innehåller den mötesstruktur som dagligen är ett stöd för verksamheten och har en direkt koppling till affärsplanen. Innan renoveringen av de 18 mötesrummen på hotellet drog igång satsade Helene på tid och pengar på att utbilda chefer och medarbetare inom möten

VARJE ÅR REVIDERAS mötesstrukturen efter verksamhetens behov och med utgångspunkt i de mål man förväntas leverera. Vid stora projekt i verksamheten görs samma sak, det skapar trygghet och fokus på rätt saker, berättar Helene. För varje möte bestämmer vi vilka som ska delta, varför vi träffas, vad vi ska åstadkomma och hur långt det ska vara, hos oss är vissa möten 10 minuter och andra 75. Tack vare denna struktur sker sällan några ad hoc möten eller krismöten som de kallas har jag hört. Kraften i att vara enig om varje mötes syfte och mål ska verkligen inte underskattas.

MÖTESSTRUKTUREN ÄR I grund och botten ett verktyg för effektivitet och för Helene Arvidsson är det en mardröm att låta tid gå till spillo.
Hon berättar skräckhistorier från tidigare arbetsplatser där varje vecka började med ett möte utan agenda eller en bestämd sluttid. Principen var ”bordet runt” vilket innebar att varje mötesdeltagare fick prata fritt om vad de ville.
– Det vara alltid samma person som var sist ut. Ingen orkade lyssna trots att personen hade vettiga saker att säga. Efter mötet samlades man i grupper och pratade om hur värdelöst mötet var och ifrågasatte att det fanns.

MÅNGA CHEFER OCH ledare tycks ta lättvindigt just vad gäller det här med ett tydligt syfte och mål. 56% av alla möten i Sverige saknar ett tydligt syfte, sådana möten kan vara direkt kontraproduktiva och dränerar en verksamhet på energi och pengar. Som ledare har du ett ansvar för alla investeringar som görs, även i möten. Dessvärre är det få ledare som tar ett helhetsgrepp kring just ekonomiska investeringar i möten. I företag med mer än 50 anställda handlar det om miljonbelopp. Helene fortsätter: Min uppfattning är att de allra flesta känner att det är något galet och fel med alla dessa dåliga möten. Få tycks dock göra något åt det och ännu färre kliver fram och tar ansvar. Det tycker jag är skrämmande. Inte minst med tanke på att just möten kan vara en av de viktigaste frågor vi chefer och ledare behöver ta ställning till vad gäller arbetsmiljö.

HELENE ARVIDSSON MENAR att det kan låta självklart att respektera varandra i en mötessituation men påpekar att få saker är självklara. Som en del av mötestrategin finns spelregler för hur vi är mot varandra, vilket ansvar vi har som mötesledare respektive deltagare. Det är viktigt att alla följer det som bestämts och att det får en konsekvens om det inte gör det. Enligt henne gör den interna överenskommelsen exempelvis att ”pratkvarnarna” tänker på att hålla igen, att tider respekteras och att åtaganden utförs.

CHEFER GENOMGÅR EN mängd utbildningar inom sin expertis tex inom koncept, system och ledarskap. Intressant är då att chefer spenderar 50-80% av sin arbetstid i möten som de själva leder och deltar i helt utan utbildning. Det är märkligt med tanke på de enorma investeringar som görs i möten. Jag ställer mig frågande till varför vi accepterar detta och varför vi inte ställer högre krav på möten beträffande resultat och vad de ska leda till. Det finns enorma outnyttjade resurser att hämta för de chefer och ledare som tar ansvar för verksamhetens möten, avslutar Helene innan hon återgår till att förbereda chefsgruppsmötet som passande nog heter ”Walk the Talk”.

SCANDIC TRIANGELN MALMÖ