Nytt koncept för effektivare möten.


Robert Wilhelmsson Scandic Hotels 2017-04-09


När Scandic skulle lansera ett nytt möteskoncept fick kunderna vara med och bestämma. Det innebär en storsatsning där 500 mötesrådgivare kommer att utbildas på Scandics hotell för att göra kundernas konferenser mer effektiva och lönsamma.

Scandic är redan den största hotellkedjan i Norden, men målet är att också bli den ledande mötesaktören. För att nå dit har Scandic tagit hjälp av mer än 2 000 mötesdeltagare och mötesbokare. Undersökningen visade att kunderna efterfrågar mer skräddarsydda lösningar, ett personligt bemötande och rådgivning från planeringsstadiet till genomförandet och vidare till utvärderingen. För att uppfylla önskemålen kommer Scandic under året utbilda 500 mötesrådgivare som sedan kan skräddarsy effektiva lösningar för sina kunder.

– Vi ska inte tala om för dem vad de ska göra, men vi ska lyssna in vad de vill uppnå. Vi kommer att ställa fler frågor för att bättre förstå deras syfte och mål med mötet och sedan erbjuda alternativa möjligheter, säger Robert Wilhelmsson, koncept- och produktchef på Scandic. Undersökningar visar att anställda kan tillbringa upp till 30 procent av sin arbetstid i möten, en siffra som lätt dubblas när det kommer till chefer.

– Trenden är att möten blir kortare, men att de å andra sidan blir fler. Företag är också medvetna om vad möten kostar, men också vad möten kan göra och efterfrågar hjälp för att göra dem så effektiva som möjligt.

Vi kommer att kliva in ännu mer i den rådgivande rollen och säkerställer därför att våra medarbetare genom utbildningar får en ännu högre kompetens.

ÅRLIGEN HAR SCANDIC fem miljoner mötesdeltagare och har totalt över 2 000 mötesrum på sina närmare 230 hotell. Även maten är en viktig del av mötena. – Måltiden i sig är ett möte där serveringsformen anpassas efter behovet av gruppens interaktion. Maten är oerhört viktig för helhetsupplevelsen och det har vi tagit fasta på. Vi vet att 40% har en allergi eller specifika matpreferenser vilket vi har anpassat vårt materbjudande till, säger Wilhelmsson. Det nya möteskonceptet rullas just nu ut på alla 230 hotell i Norden.

FEM TIPS – SÅ BLIR DIN KONFERENS MER LYCKAD

1. Tänk igenom syftet med ditt möte
Fundera vad mötet ska resultera i – ska du utbilda, fatta beslut, nätverka, inspirera eller sälja?

2. Våga ställa krav
Alla tjänar på att ett möte blir engagerat och effektivt. Sätt upp spelregler och följ dem – exempelvis genom att låta deltagarna lämna ifrån sig sin telefon i ett ”telefondagis” inför mötet.

3. Skapa rätt förutsättningar på plats
Ibland kan det krävas en ommöblering för att finna ny energi eller för att skapa en mer avslappnad känsla hos mötesdeltagarna.

4. Öka effekten med ny teknik
Du kan öka effekten av ditt möte genom livebroadcasting eller andra tekniska hjälpmedel. Gamification är ett effektivt sätt att öka engagemanget på. Idag finns dessutom flera enkla verktyg för interaktivitet några knapptryck bort.

5. Planera matupplevelsen
Maten är en viktig faktor för hur deltagare upplever ett möte. Acceptera inte en trist smörgås och blaskigt kaffe – det skall vara inspirerande fräscht och för alla oavsett om man är gluten, laktosintolerant, vegetarian eller har andra preferenser. 6. Överraska En incyklande fikavagn eller en improviserad joggingtur i lokalen för att öka syrenivåerna i hjärnan under ett långt möte kan vara skillnaden mellan ett lyckat möte eller bortkastad tid.

Scandic är en av Sveriges absolut största mötesleverantörer. Vi finns i hela Norden och hos oss kan du hålla kickoffs, konferenser, mingel och andra typer av event. Behöver man spendera natten är det enkelt att kombinera med bekvämt boende där frukostbuffé och wifi ingår i priset. Och i och med våra flexibla lösningar har du fika, mat och dryck redan ordnat.